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¿En que consiste la gestión administrativa?
Categorías:- Administración
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Manejar una empresa rara vez suele ser una tarea sencilla. Saber coordinar diferentes grupos de trabajo, tareas que se complementan entre sí, cuadrar presupuestos y optimizar el balance de ingresos y gastos son solo algunas de las tareas que un empresario debe tener en cuenta para que todo vaya bien.
Es por ello que, en ocasiones, se termina por contratar empleados con formación en gestión administrativa. Esta labor permite a las sociedades dar un salto adelante a nivel cualitativo y lograr las mejoras y cambios que se han propuesto.
Si estás interesado en construir tu futuro laboral dentro de una empresa, tal vez tengas interés sobre qué es la gestión administrativa. No te preocupes, ya que, a continuación, te contaremos todo lo que debes saber sobre esta importante profesión, sus funciones, las habilidades que deberás dominar y dónde formarte para ello. ¡Sigue leyendo!
Dependiendo del tamaño de la empresa en la que trabajes, tus funciones serán unas u otras. Además, según los años que lleves en el puesto, es probable que tus superiores te asignen más o menos tareas. En cualquier caso, lo que todas tienen en común es que trabajan por y para el desarrollo de la empresa y el bienestar de los empleados.
En cualquier caso, estas son algunas de las funciones más importantes que debe asumir un buen gestor administrativo:
Planificación y asignación de recursos
El proceso de localizar y asignar los recursos disponibles para una determinada empresa se denomina asignación de recursos. Asignar los recursos de forma eficaz te permite apoyar los objetivos de tu equipo, aprovechar al máximo los recursos y maximizar los resultados. El primer paso en el desarrollo de una estrategia de asignación de recursos es determinar los recursos (presupuesto, personal, equipos, etc.) que necesitarás para cumplir los objetivos del proyecto.
La persona encargada de asignar los recursos varía en función del tamaño de la organización. En las empresas más pequeñas, el gestor de proyectos o jefe de equipo suele supervisar el presupuesto, asignar recursos y planificar las tareas del proyecto.
Sin embargo, en las grandes organizaciones, las funciones de gestor del proyecto y gestor del presupuesto del proyecto suelen ser desempeñadas por dos personas distintas. Por eso, antes de asignar recursos, puede que necesites el permiso de partes interesadas importantes o del jefe del proyecto.
Dirección y liderazgo en la gestión administrativa
La tarea de motivar, guiar y supervisar a un equipo de personas que trabajan juntas para lograr objetivos compartidos se conoce como gestión empresarial. Es importante comprender las funciones y responsabilidades de los directivos, que pueden desglosarse en múltiples categorías, para definir y organizar adecuadamente su trabajo.
La función directiva que implica influir en el comportamiento individual y de grupo para que converjan voluntariamente hacia la consecución de unos objetivos predeterminados se conoce como liderazgo. Dicho de otro modo, gestionar una empresa no convierte automáticamente a alguien en líder.
Control y evaluación de desempeño
El sistema que evalúa de forma completa y objetiva el comportamiento profesional, las competencias, el rendimiento y la productividad se conoce como evaluación del rendimiento. Esto es, en resumen, los rasgos, acciones y logros del individuo.
En el pasado, las evaluaciones del rendimiento se utilizaban para valorar en qué medida cada individuo cumplía los objetivos y las expectativas. Pero con el tiempo, la idea y los enfoques han cambiado para incorporar aspectos como las capacidades, las relaciones con los compañeros de trabajo, las responsabilidades y cualquier otro factor relacionado con el rendimiento.
El impacto de la gestión administrativa en la productividad y el crecimiento
Si quieres llegar a ser un gran gestor administrativo, debes tener en cuenta que una de tus tareas principales será maximizar el crecimiento y la productividad de la empresa:
La toma de decisiones basada en datos
Gracias a los últimos avances en software informático, un gestor administrativo puede analizar qué sectores de la empresa están rindiendo mejor y peor y tomar decisiones al respecto. La tecnología permite que desarrolles tu trabajo con la mayor eficiencia, pero, en cualquier caso, deberás saber interpretar estos datos y no tomar decisiones a la ligera.
Comunicación y resolución de conflictos
En ocasiones, los problemas de una empresa (en especial en PYMES o microempresas) se deben a conflictos internos entre empleados. Esto es totalmente normal que ocurra en un entorno laboral, pero como gestor tendrás que saber implementar medidas efectivas para prevenirlos y, si tienen lugar, resolverlos.
Para ello, necesitarás una comunicación amistosa pero profesional, que reúna empatía y amabilidad. El objetivo es favorecer un correcto clima en la empresa, ya que esto garantiza que los empleados rindan de la mejor manera y se sientan satisfechos con su puesto de trabajo.
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